Gli strumenti per una corretta digitalizzazione dello studio legale

Richard Susskind, giurista inglese, professore, esperto di digitalizzazione e consigliere tecnologico del Lord Chief Justice ha rilasciato un’intervista a Il Sole24Ore non molto tempo fa. Alla domanda se la professione forense fosse in via di estinzione ha risposto: “Non sto dicendo che il mestiere di avvocato scomparirà, certo è che non sarà più come prima e inevitabilmente sarà costretto a cambiare pelle. La tecnologia è destinata a diventare sempre più centrale nella vita degli studi legali. L’avvocato del futuro subirà una contaminazione con altre figure professionali. Dal giurista o consulente legale puro si passerà a una nuova figura di avvocato in grado di utilizzare l’intelligenza artificiale. Se essere un avvocato significa aiutare un cliente a risolvere problemi di vario genere, l’essenza della professione non cambierà. Cambierà però il modo in cui verrà svolta, perché il nuovo legale sarà in grado di far lavorare e sviluppare dei sistemi, delle macchine”.

L’emergenza epidemiologica da COVID-19 ha dato una accelerazione al processo di conversione dell’attività lavorativa a una forma sempre più marcata di digitalizzazione dello studio legale.

La tecnologia ha offerto vantaggi importanti nel settore legale in termini di organizzazione interna e gestione dei rapporti con la clientela. Si pensi all’uso dei sistemi gestionali ovvero a quello del cloud come luogo virtuale in cui archiviare la documentazione e di gestione dello svolgimento dell’attività lavorativa “da remoto”.

L’innovazione ha progressivamente affiancato l’avvocato nello svolgimento della propria attività professionale. È il caso della ricerca automatizzata delle fonti normative e dei precedenti giurisprudenziali. Se nel 2008 solamente il 20% dei giovani avvocati usava il digitale per lo svolgimento del proprio lavoro, oggi la percentuale supera l’80%.

Il processo di digitalizzazione del sistema giudiziario, che è stato avviato in Italia nel 2014 per il processo civile, sta prendendo sempre maggior corpo. Esso rappresenta un alleato di cui il “sistema” non può più fare a meno per garantire la necessaria efficienza della giustizia. Una giustizia civile inefficiente ha un impatto negativo sulla struttura dei costi delle imprese, sulla capacità di competere nei mercati internazionali e sul costo del credito.

All’esito di un una ricerca effettuata nel 2017 da The European House Ambosetti sugli interventi di miglioramento del sistema giudiziario, è stato stimato che ritardi e inefficienze nella giustizia costano al Paese oltre l’1% del PIL nazionale (pari a oltre 16 miliardi di Euro).

Oggi, i dati ufficiali diffusi dal Ministero della giustizia riguardantii primi sei anni di obbligatorietà del Processo Civile Telematico (relativi al periodo compreso tra luglio 2014 e luglio 2020) dimostrano che sono stati depositati telematicamente 50.140.847 atti, di cui:

• 340.552 ricorsi per decreto ingiuntivo,
• 897.156 atti introduttivi e di costituzione,
• 678.637 atti endo-procedimentali.

Se il processo civile telematico, quello amministrativo e quello tributario rappresentano una realtà. molto, invece, deve essere ancora fatto per l’ulteriore avanzamento delle politiche di digitalizzazione del processo anche in aree del diritto diverse, quale ad esempio quella penale (in cui il processo di sperimentazione è stato avviato di recente).

La tecnologia diventa un fattore determinante per una organizzazione di successo capace di rispondere con prontezza alle esigenze e alle aspettative dei clienti. All’avvocato saranno richieste nuove competenze.

A conclusione dell’indagine indipendente The Future Ready Lawyer, il futuro del settore legale condotta da WoltersKluwer nel 2019 è emerso che la forza trainante verso l’automazione e la digitalizzazione dello studio legale sarà generazionale. Entro il 2025, infatti, il 75% dei professionisti a livello globale saranno millennial.

Si stima che nei prossimi tre anni le organizzazioni legali (studi legali e uffici legali interni di società), che già oggi maggiormente investono nell’avanzamento tecnologico a servizio della professione, avranno adottato:

• strumenti di supporto decisionale,
• analisi predittive,
• smart contract,
• utilizzo dell’intelligenza artificiale,
• tecnologia Blockchain,

Machine learning.

Già oggi l’utilizzo di piattaforme diffuse per la conservazione dei dati, in talune realtà, è affiancato da sistemi di informatizzazione. Questi, attraverso l’aggregazione di dati, sono capaci di supportare attivamente (i.e., in maniera pro-attiva) l’avvocato nello svolgimento della propria attività professionale in settori più complessi. Alcuni esempi sono quello della redazione di contratti standard, della gestione (i.e., manutenzione) dei contratti attivi, di supporto nelle attività di legal due diligence.

Il tutto in chiave di una maggiore efficienza per il professionista e una riduzione dei costi per la clientela. I clienti si aspettano di più e di pagare più servizi, piuttosto che ore lavorate. Esigono rapidità nelle risposte e competenza.

L’automazione offre, in termini sempre più vicini, l’opportunità di utilizzare la tecnologia in modo tale che i team interni siano liberati da alcune delle attività considerate più ripetitive per dedicare risorse a quelle che richiedono una maggiore attività intellettuale e un più alto valore aggiunto.

Ai giovani professionisti verrà richiesto lo svolgimento di meno attività a basso lavoro aggiunto e, fin da subito, una maggiore preparazione giuridica necessaria a leggere e analizzare i dati offerti dai sistemi di informatizzazione impiegati.

Va tenuto conto del fatto che le innovazioni tecnologiche necessitano di essere adattate alla realtà in cui devono essere applicate. La rivoluzione digitale non può prescindere dalla preparazione di professionisti che siano capaci di “guidare” i sistemi informativi adottati.

Nella ricerca di una maggiore automazione e del livello di efficienza che questa può garantire, il rischio è di andare troppo veloci. L’errore principale è quello di anticipare i tempi rispetto alla preparazione del team di uno studio legale. Le persone restano fondamentali per la trasformazione digitale nel settore legale. Tale trasformazione non riguarda solamente la tecnologia, ma i professionisti che ci sono dietro e sono proprio questi soggetti che, con le loro capacità, rappresentano la chiave del successo di una graduale trasformazione digitale della professione.

Ciò presuppone, però, anche un cambiamento delle scuole di formazione professionale e di specializzazione dei professionisti.

Nel tentativo di modernizzare i metodi di lavoro all’interno di uno studio concentrarsi unicamente sulla parte tecnologica della trasformazione digitale sarebbe limitativo e fuorviante. È necessario considerare cosa c’è dietro all’innovazione digitale e pensarla come una trasformazione aziendale o un’attività di gestione del cambiamento. La digitalizzazione di uno studio professionale dipende dalle persone che sono all’interno dell’organizzazione e dalla loro capacità di accettare e adottare le soluzioni tecnologiche. Questa rappresenta la vera sfida per lo studio legale. A differenza di altri settori, in quello legale ci sono poche soluzioni “pronte all’uso” che possono essere automaticamente applicate. Si deve pensare, allora, a un percorso di modernizzazione del tipo People – Process – Technology. Il vantaggio di mettere le persone all’inizio della catena è la possibilità di usufruire di una risorsa unica come la comprensione umana. Il professionista deve, quindi, rimanere al centro degli sforzi di trasformazione digitale dello Studio legale.

Già oggi la tecnologia nell’ambito dell’avvocatura non si limita ai depositi telematici e alle udienze in streaming ma coinvolge soprattutto l’organizzazione del lavoro, nonché (anche se in parte residuale) il marketing legale. I principali strumenti ad oggi frequentemente utilizzati sono:

• Intranet, la rete che mette in collegamento tutti i computer interni dello studio e consente lo scambio di documenti e informazioni tra i vari pc;
• Extranet, estensione della rete Intranet alla quale hanno accesso in modo limitato, tramite autentificazione, anche utenti esterni;
• il Document Management System che permette di organizzare i documenti digitali e digitalizzati e di crearne di nuovi anche in forma collaborativa;
• il CRM (customer relationship management) usato per la gestione dei profili di clienti, per la raccolta di informazioni che li riguardano e per la decisione delle azioni da intraprendere per ciascuno;
• Workflow (flusso di lavoro) facilita alcune operazioni e la comunicazione fra soggetti ed elimina numerosi ostacoli all’efficienza;
• i Data Warehouse, database nei quali raccogliere dati provenienti da varie fonti esterne sulla propria attività;
• le Piattaforme E-Learning per portare avanti programmi educativi all’interno dello studio;
• il sito web per farsi conoscere da un maggior numero di utenti e convertirli in clienti;
• Forum/Blog/Chat per rafforzare la relazione con gli utenti tramite la condivisione di contenuti utili o il servizio di assistenza.